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【员工分享】刘增行:同心协力共促辉煌
 爱讯达科技(深圳)有限公司,简称“爱讯达”,是一家大型的海外综合性通讯服务解决方案提供商,能够为企业、政府和跨国组织提供全方位的电信级/企业级通信解决方案。服务范围国际海缆和卫星的专线接入,卫星Internet接入、企业融合通讯解决方案、国际语音解决方案、企业信息化IT咨询和外包服务和卫星电视接入服务等。


从去年12月份策划启动到今年3月1号活动正式结束,历时3个多月的爱视TV首届全体代理商大会终于落下了帷幕。



回首这3个多月的时间,从这次大会构想的提出到活动圆满结束,离不开各位同事的辛苦付出和整个团队的协力配合,这将是我们一笔宝贵的财富。


一次完整的活动主要包括活动构想、活动策划、前期准备、活动开展、活动总结这几个要素,下面就按照这个时间轴来梳理思路,对本次代理商大会做一次回顾和总结。


12月初活动构想刚提出来的时候,大家其实蛮轻松的,认为这个活动没有太大的难度,所以前期的准备工作并没有特别着急,整个时间线放的很轻松。当活动预算和活动框架出来后,因为之前做过很多次的活动策划和活动执行,我便根据活动框架做了活动策划方案和落地执行方案。在细化的过程中,逐渐发现这次活动其实并不简单,有特别多的细节和环节不能够掌控,再加上活动的主办地在深圳,而我们团队都在上海,在一开始确实有很大的困扰和难度。于是我们便反复沟通方案和落实细节,抽丝剥茧,把不可控的因素尽量剥离,做到会议的每一个进程节点和细节我们都能够把控,把主动权掌握在自己的手里。



当时对会议的准备工作主要分为四个模块,第一模块是打印设计类的物料准备,主要包括会议易拉宝、签到簿、参会证、文化衫等。第二模块是现成的物料准备,例如酒水、礼品、奖品这类,这些都是标准化的物料,采购运输即可,统一发往深圳,让深圳的同事保管代收。第三模块是硬件服务准备,包括酒店、会议室、餐饮、车辆等等,这里面有很多的不确定因素,需要重点把控和实地考察,后面也会提到。第四模块是软件准备,包括会议PPT、会议流程、代理沟通交流等软,这个准备也是整个会议的核心,会议成功与否与这块息息相关。综合这几个模块,我们讨论沟通后决定采取先急后缓、分工协作的原则来准备。



同时进行的是打印设计类和软件准备,这两块是最耗时间也是需要不断修改的。其中打印设计类因为需要印刷设计和物流运输,持续的时间比较长,所以在准备的时候优先准备的这些物料,后来突发的情况也证明了这样是对的。会议流程包括PPT我们团队也是反复沟通,不断地修改以达到最好的效果。在这过程中也发生过一些突发事件,最明显的就是文化衫,文化衫当时看了很多,也看了很多样品,最终确定下来冲锋衣样式,看了样品后下单,结果卖家发错了货,当时已经是临近春节,很多店和物流都已经放假,卖家也无法处理。面临这个突如其来的问题,团队几乎问遍了淘宝这一类的卖家,终于找到了两家店铺,确认春节后立马可以发货,保证会议前能收到,怀着忐忑之心过完春节后下单制作,最终在会议前我们收到了衣服,质量和印刷都不错。在准备中有过多多少少的问题和困难,大家都一一克服了,这些困难也锻炼了我们的团队协作能力和应变能力,不怕遇到困难,怕的是没有解决困难的能力和勇气。



第三个模块硬件服务则是我们在深圳一家家跑出来的,包括酒店的住宿环境、会议室的环境,全部都一一看过,拍照方便回来后做准备。在餐饮选择上,也是跑了很多家,首先在环境和服务上筛选出符合条件的酒店,然后再一家家尝口味和菜品,确认其口味等符合我们的条件。在这个过程中,由于我们不是特别熟悉深圳的餐饮,得到了深圳同事的大力帮助,特别是娜姐,从饭店的选择到每一个菜品的选择,给了我们极大的帮助和有建设性的意见。通过此次活动,充分展现了公司同事间的团结性和凝聚力。

由于中间隔着一个春节,会议在春节后马上举行,我们决定把所有的物料和准备工作提前化进行,在春节前把所有的准备工作做完善,反复核对了细节问题。在这个过程中,也得到了深圳同事的通力协助,张校河和徐伟被我反复“骚扰”,那么多的物料都是他们帮助签收运送,在这里也再次向他们表示感谢。



春节上班第二天,我们便前往深圳做准备工作。虽然刚过完春节假期,但是大家立马进入了工作状态。在深圳首先向陈总汇报了整个会议的策划方案和细节,陈总也给我们提了很多宝贵的建议,对于会议的准备起到了很大的帮助。接着我们再次过整个方案、完善细节,清点所有的物料设备,确保每一个流程环节没有问题。



接下来就是四天的活动时间,从26号上午机场迎接代理、安排住宿到27号会议、28号游玩、3月1号送走所有的代理,大家都是绷紧了神经,按照之前的策划方案和分工有条不紊的工作着,既要保持整个会议的流畅性还要和代理充分的沟通和交流,获取前方最新的信息。四天下来,大家共同的一句话是累,要回上海好好睡一觉。




整个会议基本没有出太多的问题,基本达到了预期的效果和要求,但是仍然存在挺多问题和不足,需要我们总结反思,以便于下次再有类似的活动能够做得更好,更有效果。总结起来,我认为主要存在以下几个问题.一、前期准备不够充分,没有制作大会手册,只做了一个大会流程单,代理希望看到的会议详情、报到手册、交通等事情没有体现,这是以后需要避免的。二、会议时间预估不足,在会议准备过程中,对于各个环节的时间把控欠缺,导致会议整体时间延长,有的环节被压缩。三、人员分工有所欠妥当,市场团队在一定程度上忙于其他事情,和各自代理单独沟通交流的时间不够充分,影响了会议效果。还有很多很多细节问题就不一一列举了,在接下来的活动中一定要吸取这次的经验教训,力争把每一次都做好、做精。



不知不觉啰啰嗦嗦的写了这么多,通过组织这次活动最想表达的就是感谢。感谢领导的信任,能够把如此重要的活动交给我来统筹组织,感谢公司各位同事以及市场团队的大力支持和默契配合,能够让这次会议圆满结束,取得预期的效果。其次在这次会议中我也得到了很大的锻炼,不仅仅是工作大方向上的把控,更还有工作细节上的落实,可谓是获益匪浅,希望在接下来和公司一起前进,为公司做出更大的贡献!